Çağımızın Zaman Çalıcısı ve İletişim Tuzağı: E-Posta

E-posta sadece gerekli olduğunda kullanılmalıdır. Oysa günümüzde iletişim cihazlarının gelişimi ve mobilite olmasıyla birlikte, e-posta adeta çağımızın zaman çalıcısı ve iletişim tuzağına dönüşmüştür. 

Ofislerimizdeki masaüstü bilgisayarlar dışında, dizüstü bilgisayarlarımız, akıllı telefonlarımız ve tabletlerimiz sayesinde artık sürekli internete bağlıyız. Bu da günün 24 saati bir mail tarafından rahatsız edilme, yaptığımız bir işten alıkonma, konsantrasyon bozulması gibi sıkıntılar yaratmakta. Herhangi bir dış etkenden rahatsız edilme ihtimaline ek olarak, psikologların bir çeşit bağımlılık olarak gördükleri, düzenli aralıklarla e-posta kontrol etme dürtüsü de hayatımızın doğal akışını bozmakta. Tüm bunlar da üretim verimliliğini ve çalışkanlığı düşürmektedir.

Peki ne yapacağız? diye soracak olursanız öncelikle konsantrasyon gerektiren görevlerde internet bağlantınızı geçici olarak kesmek ya da internetten yalıtılmış ortamlarda bulunmak bu sorunların üstesinden gelmek adına önemlidir.

Çağımızın Zaman Çalıcısı: E-Posta

E-posta sadece gerekli olduğunda kullanılmalıdır. Kısacası e-posta iletişiminde aşırılıktan kaçınmalıyız! Açıkçası e-posta göndermek sanırım hem havalı hem de çok kolay geldiği için e-posta kullanımı gün geçtikçe artıyor. Ancak bu eylem, çağımızın diğer dijital tehlikeleri gibi bizi gerçek hayattan çok fazla uzaklaştırıyor. Bazen ofiste karşı masamızdaki kişiye, gereksiz e-posta da gönderiyoruz. Oysa müsait olduğunda masasına gidip konuşarak iki dakika da halledeceğimiz pek çok durum mevcuttur.

Asosyalleşme Tehlikesi Var

Alışveriş yapmak, gazete okumak, flörtleşmek gibi her türlü eylem artık internetten yapılabiliyor. Fakat burada hassas bir denge kurulmazsa asosyalleşebilir ve dolayısıyla da mutsuz olabiliriz. Bazen çarşıya çıkıp eski usul yani gezerek, araştırarak, dokunarak, görerek alışveriş yapın. En azından hafta sonlarında evinize gazete alın. Sinemaya, tiyatroya yani eğlenmeye gidin. Kısacası sosyalleşin. Böylelikle sanal ve gerçek arasında gşt gel yaşamaz ve daha da önemlisi sanal dünyada kaybolmazsınız.

Yeni nesil çocuklar maalesef online yaşamayı çok normal görüyorlar ve fazlasıyla asosyal büyüyorlar. Büyükler de buna çanak tutarsa, o çocukların ne yazık ki çok sığ bir hayatları olacaktır.

E-Posta Kullanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Gereksizse e-posta göndermeyin: Gönder tuşuna basmadan önce durup kendimize “bu iş için e-posta göndermem şart mı?” diye sormanız iyi olur. Zira e-posta trafiğinden önce mümkünse yüz yüze görüşmek ya da en azından telefon görüşmesi yapmak gibi alternatifleri değerlendirmelisiniz.

Başlangıcı ve bitişi e-posta kontrol ederek yapmayın: Çoğumuz işe gelir gelmez masaya oturup gelen e-postaları kontrol eder. Yine aynı şekilde paydos saati yaklaşırken e-postalara bakmadan edemeyiz. Bu e-posta yönetimi konusunda verimli bir yol değildir. Zira bu durum içgüdülerden ve alışkanlıklardan kaynaklanan bir davranıştır. Farkında olmasanız da size aşırı derecede vakit kaybettirir. Özetle; e-posta kontrol ve işleme saatlerini günün ortalarında bir yere koyabilirsiniz ama e-postayı asla çalışma hayatımızın ana enstrümanı haline getirmeyin.

Kontrol aralığı belirleyin: Sürekli e-postalarınıza bakıyorsanız, kendinizi boşu boşuna verimsizleştiriyorsunuzdur. Bunun yerine saatte bir, günde iki gibi işinizi en verimli yapabileceğiniz şekilde kontroller yapın.

Yapılacaklar listesi tutun: Tabii iş sadece e-postaları okumakla bitmiyor. Aynı zamanda e-postalara cevap vermek ve zaman zaman da o e-maillerle ilgili ek aksiyonlar gerekebiliyor. Bunlar da planlanmalıdır. E-postalarınızı yapılacaklar listesi olarak kullanmaktansa, diğer işlerinizi de kapsayacak şekilde bir kağıda yazılı bir liste şeklinde tutabilirsiniz.

Dikkatli okuyun: E-postaları dikkatlice okumanız, en uygun cevabı verip süreci doğru ve kısa zamanda halletmenizi sağlar.

Hemen cevap vermeyin: Her e-postaya hemen cevap vermeye kalkarsanız, e-postalar sizi yönetir. Eğer uzun sürecekse karşınızdaki kişiye teşekkür edin ve aşağı yukarı ne kadar sürede cevap vereceğinizi bildirin.

E-postaları etkili kullanın: Kısa ve öz e-mailler yazmaya çalışın. “Bilginize”, “cevaba gerek yok”, gibi e-posta yazışmalarına özgü pratik kısaltmaları ve deyişleri kullanabilirsiniz. Eğer çok sayıda sorunuz varsa e-posta trafiği yerine muhatabınızı arayın.

Yazın, çizin, karalayın: Masanızın üzerinde not almak, yazmak, çizmek için daima kağıt ve defter bulundurun. Bu hem yaratıcılığınızı tetikler hem de gereksizce dijitale kaymanızı önler.

Hızlı Olmak Her Zaman İyi Değildir!

E-postal ilk çıktığı günlerde iletişim açısından çok büyük avantajlar getirmişti. Ancak bu zamanda e-postayı daha özenli kullanmak gerekiyor. İlişki ağları önemli olduğu için insanlardan tamamen kopmak istemiyorsanız e-mail trafiğine kapılıp gerçek iletişimi ve gerçek hayatı ıskalamayın.

Hızlı olmak, her zaman iyi değildir. Her duruma gerekli ve hak ettiği süreyi vererek ve teknoloji ile gelenekseli doğru harmanlayarak daha etkili bir iletişim stratejisi kurgulayabilirsiniz.

💡 E-Posta’nın Tarihçesi