Çağımızın Zaman Çalıcısı ve İletişim Tuzağı: E-Posta

Ofislerimizdeki masaüstü bilgisayarlar dışında artık dizüstü bilgisayarlarımız, akıllı telefonlarımız ve tabletlerimiz sayesinde sürekli internete bağlıyız. Bu da günün 24 saati bir mail tarafından rahatsız edilme, yaptığımız bir işten alıkonma, konsantrasyon bozulması gibi sıkıntılar yaratmakta. Karşı taraftan rahatsız edilme dışında, psikologların bir çeşit bağımlılık olarak gördükleri, düzenli aralıklarla e-posta kontrol etme dürtüsü de hayatın doğal akışını bozmakta. Bunlar da üretim verimliliğini ve çalışkanlığı düşürmekte. Konsantrasyon gerektiren görevlerde bağlantınızı geçici olarak kesmek ya da internetten yalıtılmış ortamlarda bulunmak bu sorunların üstesinden gelmek adına önemli adımlardır.

E-posta sadece gerekli olduğunda kullanılmalıdır. Aşırı kullanımdan kaçınmalıyız. E-posta göndermek hem havalı hem de kolay geldiği için kullanımı da artıyor. Ancak bu eylem, çağımızın diğer dijital tehlikeleri gibi bizi gerçek hayattan çok fazla uzaklaştırıyor. Bazen karşı masanızdaki kişiye,gereksiz e-posta da gönderiyoruz. Oysa müsait olduğunda masasına gidip konuşarak iki dakika da halledeceğimiz pek çok durum mevcuttur.

Alışveriş yapmak, gazete okumak, flörtleşmek gibi her türlü eylem artık internetten yapılabiliyor.Burada hassas bir denge kurulmazsa asosyalleşebelir ve mutsuz olabiliriz. Bazen çarşıya çıkıp eski usul alışveriş yapın. En azından hafta sonlarında gazete alın. Sinemaya, tiyatroya, eğlenmeye gidin ve oralarda sosyalleşin. Böylelikle sanal ve gerçek arasında kaybolmazsınız. Yeni yetişen çocuklar maalesef online yaşamayı çok normal görüyorlar ve asosyal büyüyorlar. Büyükler de buna çanak tutarsa, sığ bir hayatları olacaktır.

E-posta yönetimi konusunda hayat kurtaran öneriler… 

Gereksizse göndermeyin: Gönder tuşuna basmadan önce durup kendimize “bu iş için e-posta göndermem şart mıdır?” diye sormanız en iyisidir. E-posta trafiğinden önce yüz yüze görüşmek ya da telefon görüşmesi gibi tüm alternatifleri değerlendirmelisiniz.

Başlangıcı ve bitişi e-posta kontrol ederek yapmayın: Çoğumuz işe gelir gelmez masaya oturup gelen e-postaları kontrol eder. Yine aynı şekilde paydos saati yaklaşırken e-postalara bakmadan edemeyiz. Bu e-posta yönetimi konusunda verimli bir yol değildir, sadece içgüdülerden ve alışkanlıklardan kaynaklanır ve aşırı derecede vakit kaybettirir. E-posta kontrol ve işleme saatlerini günün ortalarında bir yere koyabilirsiniz ama asla çalışma hayatımızın ana enstrümanı haline getirmeyin.

Kontrol aralığı belirleyin: Sürekli e-postalarınıza bakıyorsanız, kendinizi boşu boşuna verimsizleştiriyorsunuzdur. Bunun yerine saatte bir, günde günde iki gibi işinizi en verimli yapabileceğiniz şekilde kontroller yapın.

Yapılacaklar listesi tutun: Tabii iş sadece e-postaları okumakla bitmiyor, cevap vermek ve zaman zaman da ek aksiyonlar gerekir. Bunları da iyi bir şekilde planlayın. E-postalarınızı yapılacaklar listesi olarak kullanmaktansa, diğer işlerinizi de kapsayacak şekilde kâğıda yazılı bir liste tutmanız daha faydalıdır.

Dikkatli okuyun: E-postaları dikkatlice okumanız, en uygun cevabı verip süreci doğru ve kısa zamanda halletmenizi sağlar.

Hemen cevap vermeyin: Her e-postaya hemen cevap vermeye kalkarsanız, e-postalar sizi yönetir. Eğer uzun sürecekse karşınızdaki kişiye teşekkür edin ve aşağı yukarı ne kadar sürede cevap vereceğinizi bildirin.

E-postaları etkili kullanın: Kısa ve öz e-mailler yazmaya çalışın. “Bilginize”, “cevaba gerek yok”, gibi e-posta yazışmalarına özgü pratik kısaltmaları ve deyişleri kullanabilirsiniz. Eğer çok sayıda sorunuz varsa e-posta trafiği yerine muhatabınızı arayın.

Yazın, çizin, karalayın: Masanızın üzerinde not almak, yazmak, çizmek için daima kağıt ve defter bulundurun. Bu hem yaratıcılığınızı tetikler hem de çok fazla dijitale kaymanızı önler.

Her zaman hızlı olmak iyi değildir…

E-postal ilk çıktığı günlerde çok büyük avantajlar getirmişti ancak bu zamanda daha özenli kullanmak gerekiyor. İlişki ağları önemli olduğu için insanlardan tamamen kopmak istemiyorsanız e-posta trafiğine kapılıp gerçek iletişimi ve gerçek hayatı ıskalamayın. Her zaman hızlı olmak iyi değildir, her duruma gerekli ve hak ettiği süreyi vererek ve teknoloji ile gelenekseli doğru harmanlayarak daha etkili olabilirsiniz.

Bülten Aboneliğinizi Aktifleştirin

Güncel makaleler, sektörel haberler ve ücretsiz etkinlikler için mail listemize abone olun.

Abone olduğunuz için teşekkür ederiz.

Bir şeyler yanlış gitti.

Bir Yorum Yap

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir