Kurum İçi İletişim Nedir? Niye Önemlidir?

Her firma kurum ve kuruluş iletişime daha doğrusu kurumsal iletişim denilen süreç ve olguya ihtiyaç duyar. Kurumsal iletişim ne derece önemliyse kurum içi iletişim de bir o kadar önemlidir. Peki kurum içi iletişim nedir? Ve niye önemlidir?

İletişim sözlü veya yazılı olabileceği gibi hem sözlü hem yazılı ya da sözsüz olarak da yani beden dili, jest ve mimiklerle de sağlanabilmektedir. İletişim en yalın haliyle Türk Dil Kurumu Sözlüğü‘nde şöyle açıklanmaktadır;

Duygu, düşünce veya bilgilerin akla gelebilecek her türlü yolla başkalarına aktarılması, bildirişim, haberleşme, komünikasyon… Bazen bir duruş, yöneliş ve ya farklı bir bakış onlarca şey anlatabilmektedir. (TDK Sözlük)

Temelde bireyin kendi iç sesi ile başlayan iletişim, üyesi olduğu aile içinde filizlenip zaman geçtikçe de ait olduğu gruplar aracılığıyla şekillenir. Aile ve arkadaş çevresi ile başlayan grup içi iletişim iş yaşantısının da olmazsa olmazıdır.

Her firma kurum ve kuruluş iletişime daha doğrusu kurumsal iletişim denilen süreç ve olguya ihtiyaç duyar. Kurumsal iletişim ne derece önemliyse kurum içi iletişim de bir o kadar önemlidir. Peki kurum içi iletişim nedir?

Kurum İçi İletişim Nedir?

Sanayi Devri’nin ilk dönemlerdeki “üretim odaklı çalışma” şekli değişeli çok oldu. Artık personelini düşünen yani “insan odaklı çalışma” anlayışı hakim. Eğer bir işveren en başarılı şirketler arasında yer almak istiyorsa odağına insanı koymak zorundadır! Bu odak ise çalışan bağlılığı, motivasyon, iletişim ve performans yönetimi gibi kriterlerden geçiyor. (Alparslan, 2018) Bu da kurum içi iletişim ile ilgilidir.

Kurum için iletişimi tanımlamak gerekirse;

Birden fazla insanın bir amaç etrafında toplanmasını sağlayan ve bir araya gelen insanların güç birliği yaparak örgüt amaçları yönünde etkili bir biçimde çalışabilmeleri için, aralarında olması gereken işbirliğini ve çevresiyle uyumlarını sağlamada önemli bir rolü olan; biçimsel ve biçimsel olmayan yapılardaki anlam yükü taşıyan her türlü insan etkinliğinin paylaşılmasıdır. (Herand & Çalışır, 2014, s. 69)

Buna göre kurum içi iletişim; öncelikle konunun önemini kabul eden yönetimin, en üst düzeyden başlayarak liderliğinde planlamayı ve yönetilmeyi gerektirecek kadar önemli bir konudur. Özellikle çok uluslu yapılara bürünen yönetim biçimlerinde liderlerin yaklaşımları iç iletişimde yapı taşı konumundadır. (Gürel, 2009, s. 23)

Bir metafor kullanmak gerekirse: kurum içi iletişim; içerisinde tüm yönetsel faaliyetlerin yer aldığı, ana ve kılcal damarlar sistemi olarak kabul edilebilir. (Değer, 2018)

 💡 Kısacası kurum içi iletişim, bir kurumun / örgütün / şirketin sinir sistemi gibidir.

Kurum İçi İletişimin Tarihçesi

Tüm bu anlatılanlar çerçevesinde kurum içi iletişimin tarihine çok fazla detaya inmeden kısaca değinecek olursak: Kurum içi iletişim kavramı; 1940’lı yıllarda “çalışanları eğlendirme”, 50’lerde “çalışanları bilgilendirme”, 60’larda “çalışanları ikna etme”, 70 ve 80’lerde “açık iletişim”, 90’larda “çalışan memnuniyeti” tanımlarıyla karşımıza çıktı. 2000’li yıllardan sonra ise kurum içi iletişim; internetin (şirket içi ağ) hayatımıza girmesi ile çalışanların paylaşımda bulunabilecekleri, katılım gösterebilecekleri, öneride bulunabilecekleri bir ortam haline dönüşmeye başladı. Bugün gelinen noktada şirketler, artık iç iletişim birimleri oluşturarak, tüm bu çalışmaları bu departman altında yapılandırıyorlar. (Alparslan, 2018)

Geçmişte iç iletişim süreçlerinin yönetilmesinde kullanılan tekniklerin, bugün daha yaratıcı ve profesyonel uygulamalarla çeşitlendirildiği gözlemlenmektedir.

İletişim direkt (yüzyüze) veya vasıtalı olabilir. Yüzyüze iletişim, kişilerarası görüşmeler,toplantılar, briefing’ler veya eğitim ve motivasyon programları vasıtasıyla yürütülebilir. Vasıtalı iletişim ise, özel yayınlar, kurum dergisi veya gazetesi, raporlar, memorandum’lar, mektuplar, audio-visual teknikler ve araçlar, video ve slayt gösterileri, telefon, bilgisayar-ağı iletişimi, elektronik posta gibi araçlarla yapılabilir. (Gürel, 2009, s. 25)

Sayılan tüm bu toplantı, briefing ya da motivasyon programları farklı başlıklar altında da adlandırılarak yapılabilir. Örneğin bir şirket yemeği, bovling turnuvası ya da barbekü partisi olabilir. Amaç eğer “biz” duygusu oluşturmak, motivasyonu artırmak ve şirket içi olumlu iletişimi sağlamak ise iletişimin hangi bağlamda gerçekleşeceği konusu esnek tutulabilir.

Özetlemek gerekirse, Kurumsallaşma yolunda stratejik planlamanın içinde yer alan: Organizasyon Şeması – Görev Tanımları – Değerler – İlkeler – Amaçlar – Hedefler – Misyon ve Vizyon çalışmalarından önce, şirketlerin başarısında çok önemli bir yeri olan kurum içi iletişimdeki, ortak birkaç nokta şu şekilde sıralanabilir:

  • Tüm çalışanlara değer vermek ve onların yönetime katkılarını sağlayarak motive etmek
  • Ortak problemleri ve geleceği öngörerek, bunlara yönelik ihtiyacı karşılayacak çözümler üretmek
  • Özellikle çalışanların yaratıcı düşüncelerini destekleyerek, yeterli olmak için değil, sektörde olabileceklerin en iyisi olmak için çaba harcamak gibi. (Değer, 2018)

Kurum İçi İletişim Niye Önemlidir?

1970’li yıllardan itibaren halkla ilişkiler uygulamaları içinde önemli yer tutmaya başlayan iç iletişim yada çalışanlarla iletişim, moderm anlamda l. Dünya Savaşı, özellikle 2. Dünya Savaşı yıllarında sanayi kuruluşlarının savaşı destekleme çabaları sırasında işletmelere sadakatle bağlı olmayan çalışanların varlığının farkına varılmasıyla önem kazanmaya başlamıştır. (Peltekoğlu, 1993, s. 204)

Başarılı bir yönetim ve örgüt sistemi, etkin bir iletişim sistemi ile mümkündür. Başka bir ifadeyle örgüt, bir iletişim ağı olarak düşünülmelidir. İletişim ağının iyi kurulmuş olması ve işlemesi, örgütsel başarıyı etkileyerek; örgütsel çıktıların yüksek olmasına neden olacaktır. Çünkü iletişim, içinden bütün yönetsel faaliyetlerin aktığı bir kanal olarak kabul edilmektedir. Ayrıca iletişim, örgütün sinir sistemini oluşturmaktadır. Bu durum örgüt içinde ve dışında meydana gelen gelişmeleri takip etmeyi kolaylaştırdığı gibi bunlara kısa sürede uyum sağlanmasına da imkân vermektedir.

Üretim ve hizmetlerin belirlenen amaçlara uygun olarak yerine getirilebilmesi için gerek kurum içinde ve gerekse yönetsel düzeyde etkin bir iletişim sisteminin kurulmasına ihtiyaç vardır.

Bu arada kurumun iletişim atmosferini, yapısını ve niteliğini belirleme yetkisi yönetime aittir. Yönetici, kurum hizmetlerinin etkili bir şekilde gerçekleşebilmesi ve daha iyi bir kurum imajı için etkili bir yönetsel iletişim ve kurum içi iletişim sisteminin kurulması için gerekli tüm çabaları göstermelidir. (Anonim, 2018)

Kurum içi iletişim sayesinde, çalışanlara, şirket tarafından ulaşılmak istenen hedefler, amaçlar, görevler, sürdürülen faaliyetler ve şirket içindeki birtakım sorunlar hakkında bilgiler verilmektedir. Bunun dışında çalışanlar, şirket içerisindeki yerlerini ve görevlerini, şirketin içinde bulunduğu mevcut durumu yine kurum içi iletişim sayesinde öngörebilmektedirler. (Herand & Çalışır, 2014, s. 70)

Sonuç

Ürün odağından, insan odağına geçilen günümüz dünyasında kurum içi iletişim; hiyerarşik düzenin getirebileceği olumsuzluklara maruz kalınmaması ve kurum çalışanlarının bireysel memnuniyeti ve de motivasyonu için önemlidir.

Buna ek olarak kurum çalışanlarının gerek kendi aralarındaki iletişimleri gerekse üst yöneticileriyle olan bağları yine kurum içi iletişimin iyi olması ile sağlanabilir.

Kurumun hedeflerini belirledikten sonra çalışanları bu konuda bilgilendirmek hatta alınan kararlar konusunda çalışan görüşlerine de yer vermek, çalışanların kendini geliştirebilmesi için gerekli eğitim imkan ve olanaklar sunmak, iyi bir çalışma ortamı yaratarak kurum içerisinde ben duygusundan ziyade biz bilincine yer vermek son olarak da her çalışanın birey olarak kurum içerisinde ne kadar önemli olduğu hissiyatını çalışanına hissettirmek kurum içi iletişimde olması gereken hususlardır.

Tüm bunların olması; motivasyonu ve bağlılığı artıracağı gibi kurum içi gruplaşmaları önleyerek kurum başarısını olumlu yönde etkileyecektir.

     Kaynakça

  • Alparslan, Y. M. (2018, 09 18). Kurum İçi İletişim Diye Bir Departman Var.. Cnnturk.com: https://www.cnnturk.com/yazarlar/guncel/yasemin-merih-alparslan/kurum-ici-iletisim-diye-bir-departman-var adresinden alındı
  • Anonim, e. i. (2018, 09 17). Kurum İçi İletişimin Önemi. etkili ileitşim: http://www.etkiliinsan.com/detay.aspx?id=221&cID=13 adresinden alındı
  • Değer, A. R. (2018, 09 19). Kurum İçiş İletişim Ve Motivasyon Çalıştayları. Kobitek : http://kobitek.com/kurum-ici-iletisim-ve-motivasyon-calistaylari adresinden alındı
  • Gürel, T. (2009). Hizmet İçi Eğitimlerin Kurum İçi İletişim Aracı Olarak Kullanımına Yönelik Bir Öneri. Atatürk Üniversitesi İkdisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, 19-34.
  • Herand, D., & Çalışır, T. (2014). Kurum İçi İletişimi Geliştirmede Software(Yazılım) Kullanmanın Rolü. Kafkas Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, 67-78.
  • Peltekoğlu, F. B. (1993). Kurum İçi İletişim ve Kurumsal İmaja Katkısı . Marmara İletişim Dergisi, 203-210.
Bülten Aboneliğinizi Aktifleştirin

Güncel makaleler, sektörel haberler ve ücretsiz etkinlikler için mail listemize abone olun.

Abone olduğunuz için teşekkür ederiz.

Bir şeyler yanlış gitti.

Bir Yorum Yap

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir