İnsan Kaynakları Planlaması Nedir? Niye Önemlidir?

Bir şirketi oluşturan en önemli departmanlardan biri olan insan kaynakları ile ilgili detayları aktaracağımız bu makalede insan kaynakları planlaması nedir?, insan kaynakları planlaması niye önemlidir? İnsan kaynakları planlamasının amacı, süreci, aşamaları, hedefi ve sorumlulukları nelerdir? sorularına yanıt vereceğiz…

İnsan kaynakları planlaması ile ilgili detaylara değineceğimiz bu makalede öncelikle insan kaynakları planlaması (İKP) nedir? sorusunu yanıtlayacağız. Ardından İKP nasıl yapılır, niye önemlidir sorularını cevaplandıracağız. Ayrıca insan kaynakları planlamasının amacı, misyonu, aşamaları ve sorumlulukları ile ilgili detaylara yer vereceğiz.

İnsan Kaynakları Planlaması Nedir?

İnsan kaynakları planlaması, işletmede çalışacak işgücünü, nitelik ve nicelik yönünden belirli bir düzen içinde sağlamaktır. Buna ek olarak İKP, ne kadar sayıda ve hangi nitelikte personele gerek duyulacağını, bu talebin hangi dereceye kadar karşılanmasının olası olduğunu öngörme yönündeki bir aksiyon olarak tanımlanabilir. Kısaca İKP; gelecekte, birimlerde ve iş unvanları bazında ihtiyaç duyulacak personel sayısını belirleme çalışmalarının tümünü ifade eder.

İKP’nin Amaçları Nelerdir?

İnsan kaynakları planlaması nedir? sorusundan sonra aynı öneme sahip bir diğer başlığa geçelim. Burada İKP’nin amaçlarını sıralayacağız.

Buna göre İKP;

Mevcut insan kaynaklarının en verimli biçimde kullanılması.
Gerekli görülen uygun beceri, uzmanlık ve yeterliliklere sahip insan sayısının korunması.
Gelecekteki personel gereksiniminin tahmin edilmesi.
Hızla değişen koşullara uyum sağlanması.
İnsanların potansiyel üstünlüklerinin ve eksikliklerinin öngörülmesi

amaçlarına sahiptir.

İKP’nin Kazanımları Nelerdir?

İKP ile hedeflenen kazanım; günümüzün değişen iş koşullarında ve entelektüel sermaye olarak anılan işgücünde, en iyi İK uygulamalarıyla şirketlere güç kazandırmaktır. Ayırca İKP, yönetsel ve çalışan gelişimi ile, işe aday bulma, işe alım, doğru pozisyona yerleştirme, performans değerlendirme, ekip çalışması ve motivasyon gibi İK konularıyla yakından ilişkilidir.

İnsan Kaynakları Planlaması aynı zamanda; çalışanların performansını ve kurumsal rekabet gücünü artırmaya yönelik uygulamaların hayata geçirilmesi ile ilgili yaşanan sorunları daha anlaşılır kılar. Diğer bir ifadeyle İKP; kurum stratejileri ile uyum içinde, iyi tanımlanmış İK kararlarını uygulayabilme becerisini ifade eder.

Hedef Kitle; Mevcut ve potansiyel çalışanlardır.

Paydaşlar; İK yöneticileri ve birim yöneticileridir. Buna ek olarak üst yönetimin rolü çok önemlidir.

İnsan Kaynakları Planlaması Niye Önemlidir?

İnsan kaynakları planlaması, şirketlerde verimliliği, buna bağlı olarak da kârlılığı etkileyen temel öğelerden birisidir. Bu süreç yalnızca tasarruf sağlayarak gider azaltıcı bir faktör olarak algılanmamalıdır. İKP aynı zamanda işin niteliğine uygun yetenek seçimi ve istihdamda da temel rol oynamaktadır. Bununla birlikte işletmenin uzun dönemdeki başarısı da istihdam ettiği işgücünün niteliklerine bağlıdır. Zira bir örgütün, gelecekteki hedeflerine etkin bir biçimde ulaşabilmesi için, ihtiyaç duyacağı insanların sayısının ve niteliklerinin önceden belirlenmesi ve bu ihtiyacı nasıl ve ne düzeyde karşılanabileceğinin saptanması oldukça önemlidir.

Böylece örgütün eksik personel veya personel fazlası ile çalışmasının önüne geçilmiş olur. Ayrıca bu durum iç ve dış faktörlerin etkisiyle, olası zorunlu değişim süreçlerine hazır halde bulunmayı da sağlar.

Örgütlerde İKP Yapılmasını Gerektiren Başlıca Sebepler

Şirketlerde insan kaynakları planlamasını gerektiren bir takım nedenler vardır. İşte bu sebeplerin başlıcaları;

İşgücü maliyetinin artması
Teknolojide sürekli olarak meydana gelen hızlı gelişmeler
Nitelikli işgücü kıtlığı
Yasal ve politik gelişmeler
Hızlı toplumsal ve kültürel gelişmeler
Küreselleşmenin ortaya çıkardığı yeni dünya düzeni

Örgütleri Sistematik Bir Planlama Yapmaya Yönelten Etmenler

Gelecekteki Personel Gereksinmesi

Personel planlaması, örgütün gelecekte duyacağı personel gereksinmesini açık biçimde ortaya koymaktadır.

Değişimi Gerçekleştirmek

Personel planlaması, örgütün değişen pazar, rekâbet, teknoloji gibi çevresel değişimlere uyum göstermesini kolaylaştırır. Zira bu tür çevresel değişimler örgütteki işlerin içerik ve beceri düzeyi ile gerekli personel sayısını etkiler.

Yüksek Bilgi ve Beceriye Sahip Personelin Sağlanması

Örgütteki personel bileşiminde ağırlık yönetsel ve meslekleşmiş personele doğru kaymaktadır. Bu tür personelin sayısı genellikle sınırlı olduğundan aranıp bulunması ve geliştirilmesi oldukça uzun zaman alır.

İnsan Kaynakları Planlamasının Yararları

Örgütün vizyonuna ve misyonuna uygun insan kaynağına ulaşmak
Amaca uygun ve yeterli sayıda eleman bulmak
Var olan elemanların en uygun alanda çalışmalarını sağlamak
Eğitim ihtiyacı olanlara eğitim olanakları planlamak
Örgütün gelecekteki iç ve dış faktörlerden kaynaklı değişim ihtiyacını önceden kestirerek gerekli önlemlerin alınmasını sağlamak
Örgütün hedeflerinin gerçekleştirilmesine önemli katkıda bulunmaktadır.

İnsan Kaynakları Planlamasından Kim Sorumludur?

İKY faaliyetlerinden etkili ve verimli sonuçlar elde edebilmek için İK yöneticileri ve birim yöneticilerinin çaba ve işbirliğine ihtiyaç vardır. Bu görüş noktasından hareketle, İKP, üst yönetimin belirlediği strateji ve politikalar doğrultusunda İK yöneticileri ve birim yöneticileri tarafından ortaklaşa şekilde yapılmalıdır. Bu durumda İK planlamasından; işletmenin üst yönetimi, İK yöneticileri ve birim yöneticileri sorumlu bulunmaktadır.

İnsan Kaynakları Süreci ve Aşamaları

İnsan kaynakları süreci şu aşamalar temelinde gerçekleşmektedir;

Talep ve arzın belirlenmesi
Karşılaştırma yapılarak açığın çıkarılması

Bilgi Toplama ve Analizi
İK İhtiyaçlarının Belirlenmesi
İK İhtiyaçlarının Karşılanmasına Yönelik Eylem Planlarının Geliştirilmesi

İnsan Kaynakları Planlamasını Etkileyen Dış Faktörler

Çevresel Faktörler: Ülkenin büyüme hızı, siyasal istikrarsızlık,vergi ve yatırım politikaları.
Teknoloji: Verimliliği belirleyen ya da değiştiren teknolojik gelişmeler, niceliksel azalmaya karşılık aranan işgücünün niteliksel özelliklerinde farklılıklar ortaya çıkartır
Rekabet Koşulları: Bulunduğu sektör, rakip sayısı, Pazara girme kolaylığı ve rakiplerin insan kaynağının özellikleri planlama açısından önemlidir.
Mevzuat/Yasalar: Değişen yasalar paralelinde planlama ve stratejimizi de yeniden gözden geçirmeyi gerekli kılabilir.

İnsan Kaynakları Planlamasını Etkileyen İç Faktörler

Şirket Stratejisi: İnsan kaynakları uygulamalarının (işe alım, performans, eğitim vb.) strateji doğrultusunda dizayn edilmesini kapsamaktadır.
Mevcut Çalışan Özellikleri: Turnover, devamsızlık oranlarının temelinde yatan nedenler planlamada önemli rol oynar.
Bilgi Teknolojileri Kalitesi: Kullanılan sistemlerin planlama açısından ihtiyaçlara cevap verebilmesini ve kaynağın etkin çalışmasını amaçlar.
Coğrafi Farklılaşma: Şirketin kurulu olduğu ülke dışındaki organizasyonlarda izlenecek seçme ve yerleştirme politikaları planlamayı etkiler.

∴

Yönetim ve planlama birbirine çok yakın iki kavramdır. Yönetilecek bir potansiyel, iyi bir planlama gerektirir. Hele ki, yöneteceğiniz rezerv insan ise, planlamanın daha incelikli ve insan ihtiyaçlarını da göz önünde bulunduracak şekilde yapılması gerekir.

İnsan Kaynakları Yönetimi ve İnsan Kaynakları Planlamasının en önemli İşlevi; Örgütün, işgörenden, örgüt vizyonu ve misyonuna uygun davranış beklentileri ile, işgörenin örgütten, ihtiyaçlarının doyurulması ile ilgili beklentilerinin dengelenmesini sağlamaktır. Ancak bu şekilde mutlu işgörenlere sahip olabilir ve pozitif iklime sahip örgütler yaratılabilir.