E-Posta İmzası Nedir? Nasıl Hazırlanır? Niye Önemlidir?

Günümüzün en çok tercih edilen iletişim araçlarının başında e-posta gelmektedir. Bundan yola çıkarak “Kurumsal Kimlik” temalı yazı dizimizin bu bölümünde “E-Posta İmzası Nedir?”, “E-Posta İmzası Niye Önemlidir?”, “E-Posta İmzası Nasıl Yapılır?” gibi önemli sorulara yanıt bulacağız.

Popüler bütünleşik pazarlama mecrası Branding Türkiye‘nin büyük bir ilgiyle takip edilen yazı dizilerinden biri olan “Kurumsal Kimlik” serisinin 7. bölümünde; günümüzün en popüler iletişim araçlarından biri olan e-posta’yı kişiselleştirmeye yarayan “E-Posta İmzası” konusuna değineceğiz.

Buna göre; ilk olarak “E-Posta imzası Nedir?” sorusuna yanıt bulacağız. Daha sonra bir markaya ait özel bir “e-posta imzası” kurumsallık açısından niye önemlidir? sorusuna yanıt verip ardından pratik yöntemlerle e-posta imzasının nasıl oluşturulacağına dair bilgi vereceğiz. İşte tüm detaylarıyla e-posta imzası!

E-Posta İmzası Nedir?

En yalnız tabirle e-posta imzası; gönderilen / alınan e-postaların en alt bölümünde bulunan, kişiselleştirilebilen ve hatta görselleştirilebilen sabit bir metindir. E-posta imzasının bulunduğu kısımda; şirket ve/veya kişi, kendisiyle ilgili hangi bilgileri önemli görüyorsa ve hangi bilgilerin karşıdaki kişiyi ilgilendireceği düşünülüyorsa o bilgiler yer alır.

E-Posta imzasını daha iyi anlamak ve algılamak için kartvizit benzetmesi yapabiliriz. “Kurumsal Kimlik” temalı yazı dizimizin bir önceki bölümü olan 6. bölümünde, “Kartvizit Nedir? Niye Önemlidir? Kartvizit Nasıl Yapılır?” konusuna değinmiştik. O makaleye göz attığınızda e-posta imzası için neden kartvizit benzetmesi yaptığımızı daha iyi anlayacaksınız. Yeniden konumuza dönecek olursak e-posta imzası için sürekliliği olan ve kartvizitin dijitaldeki hali şeklinde bir tanım yapmak da mümkün.

Bu arada e-mail imzası olarak adlandırılan ve e-postanın altında yer alana bu metin, yollamış olduğunuz her mailde otomatik olarak yer alır. Yani her defasında yeniden tasarlamaya uğraşmazsınız. Diğer bir ifadeyle e-posta imzası konum ve içerik itibariyle asla değişmez. Ta ki siz ona müdahale edene yani imzayı güncelleyene kadar.

Makalenin ilerleyen kısımlarında e-posta imzasını nasıl oluşturulacağından da bahsedeceğiz. Ama önce e-posta imzasının kişisel ve kurumsal iletişimde nasıl bir öneme sahip olduğuna değinelim.

E-Posta İmzası Niye Önemlidir?

E-posta imzası, kurumsallaşma / markalaşma hedefi olan her şirketin sahip olması gereken bir unsurdur. Diğer bir ifadeyle e-posta imzası / e-mail imzası, kurumsallığın bir gereği ve göstergesidir.

E-posta imzası, o şirkete bağlı bir çalışan olduğunuzu, o kurum nezdinde yahut o kurumu/şirketi temsilen iletişim kurduğunuzu kanıtlar. Makalenin başlarında belirttiğimiz gibi e-posta imzası bir nevi kartvizittir. Kendinizi o kurumun çatısında yer alan bir personel olarak tanıtmanızı sağlar. Zira e-posta imzası kurumun dijitaldeki kimliğidir. Bu kimlikte e-mail gönderilen kişi ya da kuruma karşı kendinizi tanıtmanızı sağlayan bilgiler bulunur.

İmza olmadan gönderilen mailin, isimsiz gönderilen bir mektuptan farkı yoktur!

İmza olmayan e-maillerde, karşıdaki kişi e-postanın güvenilirliğine dair endişeye kapılabilir. Bu da e-postanın ciddiye alınmamasına sebep olur. Zira maili alan taraf, mailin nereden ya da kimden geldiğini anlamayacağı için bu yazışmayı önemsemez. Hatta bu şekilde gönderilen kurumsal e-postalaarın kurum itibarı açısından negatif bir etkisi dahi olabilir.

E-Posta İmzasının Önemiİmza olmadan gönderilen mailin, isimsiz gönderilen bir mektuptan farkı yoktur. E-posta imzası küçük bir detay gibi gözükse de aslında kurumsal iletişim açısından büyük öneme sahiptir.

E-posta kullanımına verilen önem günümüzde özellikle gençler arasında azalmış gibi gözükse de e-posta iletişiminin ve e-posta pazarlamasının hala önem derecesi oldukça yüksektir.

Kurumsal E-Posta Oluştururken Dikkat

Bu arada yeri gelmişken değinmekte yarar var; e-posta imzası kadar e-posta adresi de kurumsallık açısından üzerine ciddiyetle düşünülmesi gereken bir ayrıntıdır.

Bir kurumda yüzlerce hatta binlerce çalışan olabilir. Dolayısıyla aynı isme ve hatta aynı ad-soyada sahip kişiler olabilir. Bu yüzden e-posta oluşturma işinin standardize edilmesi gerekir. Örnek vermek gerekirsE; “ad-soyad@alanadi.com”  ya da “a.soyad@alanadi.com” gibi… Böylece ad soyad benzerliklerinin önüne geçilmiş olur. Aynı zamanda da e-posta anlamında kurumsal bir standart sağlanır.

Kısacası e-postada kurumun itibarını rencide edecek resmiyet dışı, gülünç, anlamsız kelimeler ya da ifadeler yer almamalıdır.

E-Mail İmzasında Hangi Bilgiler Yer Almalıdır?

E-mail imzasında hangi bilgilerin yer alması gerektiğini düşünürken kartvizitten yola çıkabilirsiniz. Hatta öyle ki bazı kurumlar e-posta imzasına direkt olarak kartvizitin dijital formatını ekliyor. Ancak yine de kreatif bir e-posta imzasında olması gereken bilgileri şu şekilde özetleyebiliriz;

  • Ad – Soyad
  • Kurum Adı
  • Ünvan
  • Web Site Adresi
  • Telefon Numarası (Sabit Hat)
  • Faks Numarası
  • E-Posta Adresi
  • Konum Bilgisi

Bu bilgilerin yanında e-mail imzasında; şirket mottosu, firmanın sosyal medya linkleri gibi detaylar da olabilir. Ayrıca ekstra bir bilgi notu da isteğe bağlı olarak imzaya eklenebilir.

E-Posta İmzası Nasıl YapılırE-Posta İmzası Nasıl Yapılır?

E-posta imzanız metin şeklinde olabileceği gibi resim, elektronik kartvizit ve hatta kendi elinizle yazdığınız imzanın görüntüsü de olabilir. İmzanızı nasıl oluşturacağınızı ve  maillerinize yükleyeceğinizi açıklayacağız.

Ancak öncelikle adım adım Outlook’ta ve Gmail’de standart bir e-posta imzasının nasıl oluşturulacağına dair detayları aktaralım. Dünyanın en çok kullanılan iki mail aracı Gmail, Yandex ve Hotmail/Outlook için imzanın nasıl oluşturulacağını öğrenmek için aşağıdaki bağlantıyı tıklayın.

Outlook / Hotmail için e-posta imzası oluşturma (Detaylı Anlatım)

Gmail için e-posta imzası oluşturma (Detaylı Anlatım)

Yandex Mail için e-posta imzası oluşturma (Detaylı Anlatım)

E-Posta İmzası Oluşturma Araçları

Dünyanın en çok kullanılan e-mail platformlarında e-posta imzasının nasıl oluşturulacağına dair detayları o platformların kendi siteleri üzerinden aktardık.

Peki daha özgün ve orijinal bir e-posta imzası oluşturmak isterseniz ne yapacaksınız? Adobe, Corel gibi tasarım programlarını kullanarak kreatif imzalar yapabilir ya da bu amaçla hazırlanmış programlar aracılığıyla e-posta imzası oluşturabilirsiniz. İşte o araçlar / programlar;

Hubspot E-Mail OluşturmaHubspot

Bu sitede herhangi bir üyelik girişi yapmadan ücretsiz bir şekilde istediğiniz imzayı oluşturabilirsiniz ve oluşturduğunuz imzayı tüm mail platformlarında rahatlıkla kullanabilirsiniz. E posta imzanızı kendinize göre özelleştirebilir, gerekli bilgilere yer verebilirsiniz. Hemen ücretsiz e-mail imzası oluşturmak için buraya tıklayın.

Wisestamp

Bu sitede imza oluşturabilmek için Outlook veya Gmail hesabınızı girmeniz gerekiyor. Hesabınıza giriş yaptıktan sonra imza oluşturma ve düzenleme işlemlerine başlayabilirsiniz. Hubspot’dan farklı olarak bu site size ücretli olan farklı seçenekler de sunuyor. Daha özgün ve kreatif işler için premium modeli tercih edebilirsiniz.

Envato Market

Yüzlerce hatta binlerce seçeneğin yer aldığı Envato’da Graphics kategorisine tıklayıp arama kutusuna E-Mail Signature yazdığınızda karşınıza envai çeşit imza gelecek. Bunlardan birini seçerek satın alabilir ve kendinize göre uyarlayarak kişiselleştirebilirsiniz.

Kurumsal Kimlik yazı dizimizin yedinci  makalesi olan “E-Posta İmzası Nedir? Nasıl Hazırlanır? Niye Önemlidir?” konusunu tüm detaylarıyla sizlere aktardık. Bildiğiniz üzere Branding Türkiye’de her hafta bir kurumsal kimlik öğesini değerlendiriyoruz. Bu defa E-Posta İmzası Nedir? odağında bir makale hazırladık. Ve makalenin detaylarında e-posta imzasına dair tüm süreçlere yer verdik.

Bu ve benzeri yazı dizilerimizi anlık takip etmek için sayfanın sol alt kısmında yer alan bildirim butonuna tıklayarak Branding Türkiye bildirim aboneliğini aktif edebilir veya bu linkten e-posta aboneliğinizi başlatabilirsiniz. Ayrıca “Branding Türkiye Telegram Kanalı”na katılarak anlık bilgi paylaşımının bir parçası olabilirsiniz.

Bülten Aboneliğinizi Aktifleştirin

Güncel makaleler, sektörel haberler ve ücretsiz etkinlikler için mail listemize abone olun.

Abone olduğunuz için teşekkür ederiz.

Bir şeyler yanlış gitti.

1 Yorum Yap

  1. Avatar
    • Şemanur Atakan -

    • 14 Ekim 2019 at 22:03 pm

    Gerçekten çok faydalı ve etkili konulara deyinmişiniz. Doğrucu bir kanıda ve etkileyici yazınıza bayıldım. Böyle güzel tespitlerinizi bizimle paylaştığınız için teşekkür ederim.

Bir Yorum Yap

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir